Datenschutzerklärung
Schutz Ihrer persönlichen Daten bei hexivalumora
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist hexivalumora. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Kontaktdaten
hexivalumora
Mahlower Str. 139
14513 Teltow, Deutschland
Telefon: +49293849350
E-Mail: info@hexivalumora.sbs
2. Art und Umfang der Datenerhebung
Bei der Nutzung unserer Kostenmanagement-Plattform erheben wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, um Ihnen einen optimalen Service bieten zu können. Die Datenerhebung erfolgt transparent und zweckgebunden.
| Datenart | Zweck der Erhebung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon) | Kommunikation und Kundenbetreuung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Nutzungsdaten (Klicks, Verweildauer) | Verbesserung der Plattform | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Finanzdaten (Budgets, Ausgaben) | Kostenmanagement-Services | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Technische Daten (IP-Adresse, Browser) | Sicherheit und Funktionalität | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Wichtiger Hinweis: Wir erheben nur die Daten, die für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind. Eine darüber hinausgehende Speicherung oder Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:
- Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos auf unserer Kostenmanagement-Plattform
- Durchführung von Finanzanalysen und Erstellung personalisierter Kostenberichte
- Kommunikation bezüglich Ihrer Anfragen und unserer Dienstleistungen
- Verbesserung unserer Plattform basierend auf Nutzungsstatistiken und Feedback
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten im Finanzbereich
- Schutz vor Missbrauch und Gewährleistung der IT-Sicherheit
- Marketing und Information über neue Features (nur mit Ihrer Einwilligung)
Die Verarbeitung erfolgt stets auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze und unter Beachtung des Grundsatzes der Datenminimierung.
4. Ihre Rechte als betroffene Person
Als betroffene Person haben Sie umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese können Sie jederzeit kostenfrei und formlos bei uns geltend machen.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, Auskunft über alle bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich Herkunft, Empfänger und Zweck der Verarbeitung.
Berichtigungsrecht
Unrichtige oder unvollständige Daten können Sie jederzeit kostenfrei korrigieren oder vervollständigen lassen.
Löschungsrecht
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Einschränkungsrecht
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Widerspruchsrecht
Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie der Verarbeitung widersprechen, sofern besondere Gründe vorliegen.
Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Anbieter übertragen zu lassen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich an uns. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb eines Monats bearbeiten und Sie über die ergriffenen Maßnahmen informieren. Bei komplexen Anfragen kann sich diese Frist um weitere zwei Monate verlängern.
5. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
- SSL-Verschlüsselung für die gesamte Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern
- Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests durch externe Spezialisten
- Mehrstufige Authentifizierung für den Zugang zu sensiblen Systemen
- Verschlüsselung aller Finanzdaten in unseren Datenbanken nach AES-256-Standard
- Strenge Zugangskontrollen und Berechtigungskonzepte für Mitarbeiter
- Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter zu Datenschutz und Informationssicherheit
- Backup-Strategien und Notfallpläne zur Gewährleistung der Datenverfügbarkeit
- Monitoring und Logging aller systemrelevanten Aktivitäten
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich überprüft und an neue Bedrohungslagen angepasst. Dabei orientieren wir uns an aktuellen Standards wie ISO 27001 und den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
6. Speicherdauer und Datenlöschung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
| Datenart | Speicherdauer | Löschkriterien |
|---|---|---|
| Kontakt- und Stammdaten | Während der Vertragslaufzeit plus 3 Jahre | Vertragsende und Ablauf der Gewährleistungsfrist |
| Finanzdaten und Belege | 10 Jahre nach Vertragsende | Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten |
| Kommunikationsdaten | 3 Jahre nach letztem Kontakt | Nachweis der ordnungsgemäßen Geschäftsabwicklung |
| Nutzungs- und Logdaten | 12 Monate | Sicherheits- und Systemoptimierungszwecke |
| Marketing-Einverständnisse | Bis zum Widerruf | Aktiver Widerruf durch den Nutzer |
Nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer werden Ihre Daten automatisch und sicher gelöscht. Sie können jedoch jederzeit die vorzeitige Löschung Ihrer Daten beantragen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Cookies und Tracking-Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und statistische Auswertungen zu ermöglichen. Sie können die Verwendung von Cookies in Ihren Browsereinstellungen kontrollieren.
- Technisch notwendige Cookies: Ermöglichen grundlegende Funktionen der Website und können nicht deaktiviert werden
- Funktionale Cookies: Speichern Ihre Präferenzen und Einstellungen für einen personalisierten Service
- Analytische Cookies: Helfen uns, die Nutzung unserer Website zu verstehen und zu verbessern
- Marketing-Cookies: Werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt
Detaillierte Informationen zu den verwendeten Cookies und deren Zweck finden Sie in unserem Cookie-Banner, das beim ersten Besuch unserer Website angezeigt wird. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.
8. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur in folgenden Fällen und unter strikter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen:
- Auftragsverarbeitung durch sorgfältig ausgewählte und vertraglich gebundene Dienstleister
- Gesetzliche Verpflichtungen (z.B. Steuerbehörden, Geldwäscheprävention)
- Schutz unserer Rechte und zur Durchsetzung von Ansprüchen
- Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung für spezielle Services
Alle Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt und sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen zu verarbeiten. Wir stellen sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden.
Internationale Datenübertragungen: Sollte eine Übertragung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU/EWR erforderlich sein, erfolgt dies nur bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder auf Grundlage geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.
9. Ihre Einwilligung und Widerrufsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
- Newsletter und Marketing: Abmeldung über den Link in jeder E-Mail oder in Ihrem Benutzerkonto
- Cookies: Anpassung über die Cookie-Einstellungen oder Ihren Browser
- Datenverarbeitung: Schriftliche Mitteilung an unsere Kontaktdaten
- Analyse und Tracking: Deaktivierung in den Privatsphäre-Einstellungen Ihres Kontos
Bei einem Widerruf werden wir die entsprechende Datenverarbeitung unverzüglich einstellen und die betroffenen Daten löschen, sofern keine anderen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung bestehen.
10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Zuständige Aufsichtsbehörde
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 33203 356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Selbstverständlich steht es Ihnen frei, sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes zu wenden.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Services sowie der Datenverarbeitung anzupassen.
- Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen per E-Mail mitteilen
- Die jeweils aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar
- Bei erheblichen Änderungen werden wir gegebenenfalls Ihre erneute Einwilligung einholen
- Wir empfehlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen
Wir dokumentieren alle Änderungen transparent und nachvollziehbar. Frühere Versionen dieser Datenschutzerklärung können Sie auf Anfrage von uns erhalten.
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 15. März 2025 aktualisiert.